La l.r. 44/2012 e s.m.i. definisce (agli articoli 8, 9 e 11) l’atto di formalizzazione come l’atto amministrativo, monocratico o collegiale, con cui l’autorità procedente formalizza la proposta di piano contestualmente alla sua trasmissione all’autorità competente per la VAS. Le funzioni dell’atto di formalizzazione possono essere assolte dalla deliberazione di adozione del piano urbanistico comunale (laddove prevista), sebbene il comma 7.3 della l.r. 44/2012 (come modificata dalla l.r. 4/2014) stabilisca che “La verifica di assoggettabilità e l’impostazione della VAS di cui alle lettere a) e b) del comma 1 vengono svolte preferibilmente prima dell’adozione del piano o programma, laddove prevista, e comunque nelle fasi preliminari della procedura di formazione del piano o programma”. Pertanto, l’atto di formalizzazione potrà assumere altre forme – secondo quanto previsto dall’ordinamento del Comune o dalla normativa urbanistica vigente per specifiche categorie di piani – fra cui la deliberazione (di Consiglio o di Giunta comunale), la determinazione dirigenziale, o la comunicazione da parte del responsabile dell’unità organizzativa cui sono attribuite le funzioni in materia di formazione del piano urbanistico comunale. Coerentemente con il principio di efficienza dell’azione amministrativa, l’atto di formalizzazione deve di norma coincidere con un altro atto già previsto nell’iter di formazione del piano. Al fine di garantire che esso svolga la funzione assegnatagli dalla normativa in materia di VAS nelle procedure di verifica di assoggettabilità a VAS (anche semplificata) e di impostazione della VAS, è essenziale che da tale atto si possa evincere con chiarezza che: la proposta di piano include fra gli elaborati il rapporto preliminare (di verifica o di orientamento – ai sensi, rispettivamente, degli articoli 8 o 9 della l.r. 44/2012 e s.m.i.) – e vi è una coerenza (anche cronologica) fra le descrizioni delle previsioni di piano e del contesto ambientale e territoriale contenute nei diversi documenti; pur nella consapevolezza del carattere non definitivo della proposta di piano e delle prerogative dell’organo titolare della sua definitiva approvazione, l’amministrazione comunale ne ha condiviso i presupposti normativi e amministrativi, le analisi urbanistiche, territoriali e ambientali e le linee di indirizzo – onde evitare che l’autorità competente sia chiamata ad esprimere le proprie valutazioni esclusivamente sulla base di una documentazione di piano elaborata dal proponente. Le suddette considerazioni si applicano anche alla registrazione dei piani urbanistici comunali esclusi dalle procedure di VAS, nelle quali tuttavia non è richiesta l’elaborazione e la trasmissione del rapporto preliminare di verifica.

L’attestazione della sussistenza delle specifiche condizioni di esclusione è l’unico documento specificamente richiesto per la procedura di registrazione dei piani urbanistici comunali (esclusi dalle procedure di VAS ai sensi del comma 7.2 del r.r. 18/2013) – dal momento che tutti gli altri documenti che l’autorità procedente deve trasmettere ai sensi del comma 7.4 del predetto regolamento sono già previsti nel normale iter di formazione dei piani urbanistici comunali. L’Attestazione deve avere le seguenti caratteristiche: deve essere redatta e sottoscritta dall’amministrazione comunale procedente; può assumere molteplici forme, secondo quanto previsto dal proprio ordinamento, ivi incluse la deliberazione (di Consiglio o di Giunta comunale), la determinazione dirigenziale, o la comunicazione da parte del responsabile dell’unità organizzativa cui sono attribuite le funzioni in materia di formazione del piano urbanistico comunale; può prendere atto di dichiarazioni rese da parte di soggetti coinvolti a vario titolo nel procedimento di formazione del piano urbanistico comunale (proponente, consulenti tecnici, soggetti competenti in materia ambientale, ecc.), laddove ciò sia necessario a motivare la sussistenza di specifiche condizioni di esclusione; deve contenere una dichiarazione espressa riguardante tutte le condizioni di esclusione previste dalla specifica disposizione applicata – a questo proposito, si raccomanda di prestare particolare attenzione al fatto che ai fini dell’applicazione delle lettere 7.2.c, 7.2.d, 7.2.e e 7.2.f è necessario che sia attestata la sussistenza di tutte le condizioni comprese nei relativi elenchi numerati; per ciascuna condizione di esclusione richiesta, deve illustrare le circostanze che ne determinano la sussistenza (ad esempio, per illustrare il rispetto di una soglia dimensionale, è necessario indicare chiaramente la misura del corrispondente parametro riferita al piano per il quale si dispone l’esclusione dalle procedure di VAS); deve fornire le evidenze a supporto della sussistenza di ciascuna condizione di esclusione, allegando la relativa documentazione o facendo esplicito riferimento ad atti amministrativi o informazioni ufficiali e pubblicamente accessibili.